メール件名に「～について」はNG？伝わりやすい件名の付け方を紹介
メールの件名に「～について」とだけ書いて送っていませんか？
先日、SNSでその話題を見かけ、過去に自分が送ったメールを確認してみると、まさに使っていました。
「～について」だけでは、「何についてのメールなのか」が伝わりにくく、1日に何通もメールを受け取る相手にとっては、分かりづらい件名になってしまいます。
場合によっては、後からメールを探しづらくなったり、確認が後回しにされてしまうこともあります。
今回は、相手に伝わりやすいメール件名の付け方について紹介します。
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目次
分かりやすいメール件名を付けるポイント
まずは、以下の内容を件名で伝えることが大切です。
- 何のメールなのか
- 何をしてほしいのか
- 緊急性はあるのか
「○○について」だけでは内容が分かりづらくなってしまうため、件名の冒頭に【】を付けたり、用件を具体的に記載したりすることで、相手が内容を把握しやすくなります。
実際に、分かりづらい例と分かりやすい例を比べてみましょう。
分かりづらい例
以下のような件名では、何の連絡なのかが分かりづらく、メールを開かないと内容を把握できません。
- 「打ち合わせについて」
- 「確認お願いします」
- 「資料送付」
分かりやすい例
以下のように記載すると、件名だけでも内容を把握しやすくなります。
- 【ご確認依頼】5月会議資料のご確認
- 【日程調整依頼】5月打ち合わせ日程
- 【送付】お見積書送付のご連絡
よく使われるメール件名一覧
メール件名は、内容や目的がすぐに伝わるように記載することが大切です。
ここでは、実際の業務で使いやすいメール件名の例を紹介します。
ご依頼・確認をお願いする場合
- 【対応依頼】○○システム設定のご確認
- 【ご確認依頼】5月会議資料のご確認
- 【返信依頼】アンケートご回答のお願い
- 【日程調整依頼】5月打ち合わせ日程
- 【ご調整依頼】納品スケジュールのご調整
報告・共有をする場合
- 【ご報告】○○案件対応完了のお知らせ
- 【共有】社内ルール変更のお知らせ
- 【経過連絡】○○案件の進捗状況
緊急性が高い場合
- 【至急】システム障害発生のお知らせ
- 【要対応】本日中のご確認をお願いします
- 【重要】契約更新期限のお知らせ
資料やデータを送付する場合
- 【送付】お見積書をお送りします
- 【資料送付】打ち合わせ資料共有
- 【データ送付】売上データ送付のご連絡
件名は、メールの内容や目的に合わせて使い分けることが大切です。
まとめ
メール件名は、少し書き方を変えるだけでも、相手への伝わりやすさや印象が大きく変わります。
今回あらためて確認してみると、自分自身も「～について」という件名をよく使っていました。
「～について」のような曖昧な件名ではなく、「何についての連絡なのか」「何を確認してほしいのか」を具体的に記載することで、相手が内容を把握しやすくなります。
メールは日常的に使うコミュニケーション手段だからこそ、件名の付け方を少し意識するだけでも、情報共有のしやすさや業務の進めやすさにつながります。
皆さまも、メール件名の付け方を見直してみてはいかがでしょうか。
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