Power Automateを使用して、受信したメールの添付ファイルを自動でSharePointやOnedrive、デスクトップなどに保存する方法をご紹介します。
メールの添付ファイルを保存する作業は１回の作業時間は少ないですが、何度も繰り返し行うと作業時間は膨大になり、手間がかかります。
こういった煩わしい作業を「Power Automate」で自動化し、空いた時間を有効活用しましょう！
目次
新しいフローを作成
メールの添付ファイルを自動で保存する為にはWEB版のPowerAutomateを使います。
PowerAutomate編集画面：https://make.powerautomate.com/
自動化したフロー作成
「Power Automate」を開き、「マイフロー」をクリックします。
「新しいフロー」から「自動化したクラウド フロー」をクリックします。
フロー名入力
フロー名を任意で入力します。
トリガー選択
トリガー（フローが稼働するきっかけとなる動作）を選択します。
今回は、「Gmail 新しいメールが届いたとき」にしますが、「Office 365 Outlook」を使用している方は「Office 365 Outlook 新しいメールが届いたとき」を選択ください。
フロー名の入力、トリガーの選択が完了したら「作成」をクリックします。
「新しいメールが届いたとき」の設定
「詳細オプションを表示する」をクリックして、添付ファイル付のメールが届いたときに稼働するよう設定します。
一番下にある「添付ファイルあり」「添付ファイルを含める」の項目を「はい」に変更して、添付ファイル付のメールが届いたときに稼働するフローにします。
また、特定の人物からのメールにのみ稼働してほしい場合は「差出人」に該当者のメールアドレスを入力したり、件名が決まっている場合は「件名」に入力したりするとフィルターをかけることが可能です。
「新しいメールが届いたとき」の設定が完了したので、「詳細オプションを表示しない」をクリックして縮小します。
添付ファイルを保存するアクションを設定
ファイルを保存するアクションを追加するため、「新しいステップ」をクリックします。
検索欄に「ファイルの作成」と入力して、どのシステムにファイルを保存するのかを選択します。
SharePoint・OneDrive・デスクトップ・Box・DropBoxなど様々なシステムが用意されていますので、ご自身にあったものをご選択ください。
今回は、SharePoint・OneDrive・デスクトップに保存する方法をご紹介します。
「SharePoint ファイルの作成」を選択して追加します。
「SharePoint ファイルの作成」では、下記を入力または選択する必要があります。
- サイトのアドレス
使用したいSharePointサイトを設定します。
よく使用するSharePointサイトは▽から選択することが出来ますが、該当のSharePointサイトが選択肢にない場合は、SharePointサイトのリンクをコピーして貼り付けます。 - フォルダーのパス
どのフォルダーに保存するのかを選択します。はじめに「/Shared Documents」をクリックし、サブフォルダーを選択します。 - ファイル名
右側に表示される「動的なコンテンツ」から「添付ファイル 名前」を選択します。
また、「送信者の名前」や「日時」なども選択することが出来ますので、確認する際に分かりやすいようにしましょう。 - ファイル コンテンツ
右側に表示される「動的なコンテンツ」から「添付ファイル コンテンツ」を選択します。
「ファイルの作成」を設定すると「Apply to each」というループ機能が自動作成されます。
これは添付ファイルが複数だった際にすべて保存できるように自動で作成されます。
OneDrive
「OneDrive for Business ファイルの作成」を選択して追加します。
「OneDrive for Business ファイルの作成」では、下記を入力または選択する必要があります。
- フォルダーのパス
どのフォルダーに保存するのかを選択します。はじめに「Root」をクリックし、サブフォルダーを選択します。 - ファイル名
右側に表示される「動的なコンテンツ」から「添付ファイル 名前」を選択します。
また、「送信者の名前」や「日時」なども選択することが出来ますので、確認する際に分かりやすいようにしましょう。 - ファイル コンテンツ
右側に表示される「動的なコンテンツ」から「添付ファイル コンテンツ」を選択します。
「ファイルの作成」を設定すると「Apply to each」というループ機能が自動作成されます。
これは添付ファイルが複数だった際にすべて保存できるように自動で作成されます。
デスクトップ
「File System ファイルの作成」を選択して追加します。
ゲートウェイ設定
「File System ファイルの作成」を使用する場合、「オンプレミス データ ゲートウェイ」をインストールする必要があります。PowerAutomateの右側上部にある「インストール」⇒「オンプレミス データ ゲートウェイ」からインストールすることが出来ます。
ゲートウェイのインストール方法は下記の記事をご覧ください。
- 接続名
任意で入力します。今回は「デスクトップ」とします。 - Root folder
フォルダーパスを入力します。今回はデスクトップのパスを入力します。 - Authentication Type
ゲートウェイコンピューターに接続するための認証の種類になります。
Windowsをお使いの方は「Windows」と選択されています。 - UserName
「コンピューター名\ユーザー名」を入力します。確認する方法は以下の通りです。
【Windowsの場合】
１．スタート
２．一番上のアイコン
３．アカウント設定の変更
４．ユーザー情報にある「コンピューター名\ユーザー名」
- PassWord
パスワード資格情報を入力します。PCにサインインするパスワードになります。 - gateway
該当のgatewayを選択します。
「File System ファイルの作成」では、下記を入力または選択する必要があります。
- フォルダーのパス
どのフォルダーに保存するのかを選択します。はじめに「FileSystem」をクリックし、サブフォルダーを選択します。 - ファイル名
右側に表示される「動的なコンテンツ」から「添付ファイル 名前」を選択します。 - ファイル コンテンツ
右側に表示される「動的なコンテンツ」から「添付ファイル コンテンツ」を選択します。
「ファイルの作成」を設定すると「Apply to each」というループ機能が自動作成されます。これは添付ファイルが複数だった際にすべて保存できるように自動で作成されます。
保存・テスト
完了したら、「保存」をクリックします。
自分宛てに添付ファイル付のメールを送り正常に稼働するかを確認してください。
正常に稼働したらフロー作成完了です！
まとめ
煩わしい作業の時間と手間をPower Automateを使用して省き、業務を効率化しましょう。
サービス
みどりデジタルサポートでは、PowerAutomateの研修・フローの作成・相談・サポートを行っています。
PowerAutomateの基本的な使い方が理解できる基礎研修やフローを作成してほしい・エラー発生時のサポートなどRPAに関するサポートを行います。ご興味がございましたらお気軽にお問い合わせください。2営業日以内にご返信いたします。
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