デジタルノートOneNoteの基本と活用法
OneNoteは、メモや議事録、業務マニュアルなど、さまざまな情報をまとめて管理できるMicrosoftのデジタルノートです。紙のノートのように自由に文字を書いたり、画像やファイルを貼り付けたりできるだけでなく、ページを分類・整理して保存できます。
本記事では、OneNoteの基本的な仕組みや便利な機能、仕事での活用方法についてご紹介します。
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目次
OneNoteとは
OneNoteは、メモや議事録、業務マニュアルなど、さまざまな情報をまとめて管理できるMicrosoftのデジタルノートです。
紙のノートのように自由に文字を書いたり、画像や表、ファイル、リンクなどを貼り付けたりできるため、さまざまな情報を1つのページにまとめて管理できます。
また、OneNoteでは情報を「ノートブック」「セクション」「ページ」の3つの単位で整理できます。
- ノートブック：情報をまとめる大きな単位。紙のノート1冊に相当します。
- セクション：ノートブックの中を分類する単位。カテゴリや章に相当します。
- ページ：実際に情報を書き込む場所。議事録やメモ、マニュアルなどを作成します。
例えば、会社の業務で使用する場合は、「業務マニュアル」というノートブックの中に「総務」「経理」「システム」などのセクションを作り、それぞれのページに具体的な手順をまとめるといった使い方ができます。
このように、OneNoteは単なるメモ帳ではなく、日々の業務で発生するさまざまな情報を、自由に記録・整理・共有できるツールです。
OneNoteの便利な機能
OneNoteには、情報を記録するだけでなく、情報を整理・検索したり、他の人と共有したりするための便利な機能が備わっています。
ここでは、仕事でOneNoteを活用する際に役立つ代表的な機能をご紹介します。
ページテンプレート
ページテンプレートを利用すると、あらかじめ決めたレイアウトや項目を使って、同じ形式のページを簡単に作成できます。
OneNoteには、用途に合わせて利用できる既定のテンプレートが用意されています。また、自分で作成したページをテンプレートとして登録し、オリジナルのテンプレートとして繰り返し使用することも可能です。
例えば、議事録や業務報告など、毎回同じ項目を記載する場合に便利です。
テンプレート作成・使用方法
STEP
テンプレート用にページを作成
任意のノートブック・セクション内で、テンプレートとして使用したいページを作成します。
STEP
ページをテンプレートとして登録
「挿入」タブから「ページテンプレート」をクリックします。
右側に表示されたテンプレート欄から、「現在のページをテンプレートとして保存」をクリックします。
テンプレート名を入力して保存します。
特定のテンプレートを新しいページの既定テンプレートとして使用したい場合は、チェックボックスにチェックを入れます。
STEP
テンプレートを使用
保存したテンプレートは、「マイテンプレート」から確認できます。
使用したいテンプレートをクリックすると、テンプレートの内容をもとに新しいページが作成されます。
また、既定のテンプレートを設定・解除する場合は、テンプレート欄にある「常に特定のテンプレートを使用する」のドロップダウンリストから選択します。
ノートシール
OneNoteでは、ページ内の重要な情報や、後から確認したい項目に「ノートシール」を付けることができます。
ノートシールには、「To Do」「重要」「質問」など、用途に合わせたさまざまな種類があります。ノートシールを付けることで、ページ内の情報を目印として整理し、後から確認したい内容を見つけやすくすることができます。
例えば、議事録で「後から確認が必要な事項」に「To Do」のノートシールを付けたり、重要な決定事項に「重要」のノートシールを付けたりするなど、情報の整理やタスク管理に活用できます。
ノートシールの使用方法
ノートシールを付けたい文字や文章を選択し、「ホーム」タブにある「ノートシール」から、使用したいノートシールを選択します。
また、付けたノートシールは「ノート シールを検索」から検索することもできます。
ページが増えてきても、「To Do」や「重要」などのノートシールが付いた項目をまとめて確認できるため、確認漏れの防止にも役立ちます。
検索
OneNoteでは、ノートブックに保存されている文字やキーワードを検索して、必要な情報をすぐに見つけることができます。
ページ数が増えてくると、「以前どこかに書いたはずだけど、どのページだったか分からない」ということがあります。検索機能を使えば、ページのタイトルだけでなく、ページ内に入力した文字も検索できるため、目的の情報を効率よく探すことができます。
例えば、過去の議事録から「〇〇プロジェクト」について書かれた内容を探したり、業務マニュアルの中から特定の操作方法を検索したりする場合に便利です。
検索方法
画面上部の検索ボックスに、検索したいキーワードを入力します。検索結果には、入力したキーワードが含まれるページなどが表示されます。
また、検索範囲を指定することで、現在のページやセクション、ノートブック全体など、範囲を絞って検索することもできます。
画像・ファイル・リンクの貼り付け
OneNoteでは、文字だけでなく、画像やファイル、Webページへのリンクなど、さまざまな情報をページに貼り付けることができます。
例えば、業務マニュアルに操作画面のスクリーンショットを貼り付けたり、会議資料や関連ファイルを添付したり、参考にしたWebページへのリンクを記載したりすることができます。
必要な情報を1つのページにまとめておくことで、複数のファイルやWebページを探し回る手間を減らすことができます。
画像を貼り付ける
「挿入」タブから画像を選択すると、パソコンに保存されている画像などをページに貼り付けることができます。
操作手順を説明する業務マニュアルなどでは、実際の操作画面を画像で示すことで、文章だけでは分かりにくい内容も伝えやすくなります。
ファイルを貼り付ける
「挿入」タブの「添付ファイル」からExcelやWordなどのファイルをページに挿入することもできます。
添付したファイルはダブルクリックすることで、開くことができます。
例えば、会議の議事録と一緒に会議資料を保存しておけば、議事録と関連資料を同じページから確認できるため便利です。
Webページへのリンクを貼り付ける
WebページのURLを貼り付けることで、関連するWebページへすぐにアクセスできるリンクを作成できます。
例えば、業務マニュアルにMicrosoftの操作説明ページへのリンクを貼っておくなど、関連情報への入口として活用できます。
OneNoteの活用方法
OneNoteは、メモを取るだけでなく、日々の業務で発生するさまざまな情報を整理・共有するためのツールとして活用できます。
ここでは、仕事で活用しやすい代表的な5つの使い方をご紹介します。
- 議事録
会議ごとにページを作成し、議題や決定事項、対応事項などをまとめることができます。
「To Do」などのノートシールを活用すれば、会議中に発生したタスクも管理できます。 - 業務マニュアル
文章だけでなく、画像やファイル、リンクなどを組み合わせて、分かりやすい業務マニュアルを作成できます。
内容の変更もページを編集するだけなので、情報の更新も簡単です。 - 顧客管理
顧客ごとにページを作成し、顧客情報や打ち合わせ内容、対応履歴などをまとめて管理できます。
過去のやり取りを検索して確認する際にも便利です。 - タスク管理
「To Do」のノートシールやチェックリストを使って、仕事で発生したタスクや確認事項を整理できます。 - Q&A
社内でよくある質問や問い合わせ内容をまとめておくことで、過去の回答を検索して確認できるQ&A集として活用できます。
OneNoteをもっと活用する
OneNoteには、今回ご紹介した機能以外にも便利な使い方があります。
より詳しい操作方法や活用方法については、以下の記事もご覧ください。
OneNoteを業務に活用してみよう
OneNoteは、情報の記録・整理・検索・共有ができる便利なデジタルノートです。
議事録や業務マニュアル、タスク管理など、さまざまな業務に活用できます。まずは身近な業務からOneNoteを取り入れてみてはいかがでしょうか。
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