【Teams】チャットを時間指定して予約送信する方法

「今すぐ送るほどではないけれど、あとで忘れずに連絡したい」「勤務時間外のため、翌朝にメッセージを送りたい」
このような場面では、Teamsのチャットで利用できる「予約送信」機能が便利です。

予約送信を使用すると、あらかじめ指定した日時にチャットメッセージを自動で送信できます。
思いついたときにメッセージを作成しておけば、送信し忘れを防げるほか、相手の勤務時間にも配慮した連絡がしやすくなります。

この記事では、Teamsのチャットでメッセージを予約送信する方法や、利用時の注意点、予約したメッセージの変更・取り消し方法をご紹介します。

Teamsの予約送信機能を使用する際の注意点

Teamsの予約送信機能を使用する前に、利用できる場所やメッセージの種類を確認しておきましょう。

チャットとスレッド レイアウトのチャネルで使用できる

予約送信は、1対1のチャットやグループチャットで使用できます。

また、チャネルの会話レイアウトが「スレッド」になっている場合も、メッセージの予約送信が可能です。

チャネルで予約送信を使用したい場合は、対象のチャネルがスレッド レイアウトになっているか確認しましょう。

会話レイアウトを「スレッド」に変更する方法

1. 会話レイアウトを変更したいチャネルを開きます。
2. チャネル名の右側にある「…」をクリックします。
3. 「チャネルを編集」をクリックします。
4. 「会話レイアウト」で「スレッド」を選択し、保存します。

会話レイアウトを変更すると、以降の投稿はスレッド形式で表示されます。なお、会話レイアウトの変更は、チャネルの所有者など、設定を変更できる権限を持つユーザーのみが行えます。

チャネルの設定やTeamsのバージョンによっては、予約送信のメニューが表示されない場合があります。その場合は、会話レイアウトが「スレッド」になっているか、Teamsが最新の状態になっているかを確認してみましょう。

「重要」や「緊急」のメッセージとは併用できない

予約送信は、配信オプションが「標準」のメッセージで使用できます。

「重要」または「緊急」に設定したメッセージは、予約送信と併用できません。至急の確認が必要な連絡は、予約送信ではなく通常どおり送信するようにしましょう。

Teamsでチャットを予約送信する手順

Teamsのチャットでは、メッセージを作成したあとに送信日時を指定することで、予約送信を設定できます。

STEP

予約送信したいチャットを開く

はじめに、メッセージを予約送信したい相手とのチャット、またはグループチャットを開きます。

STEP

「送信」ボタンから予約送信を選択する

メッセージ入力欄の右下にある「送信」ボタンを右クリックします。

表示されたメニューから、予約送信の機能を選択します。

STEP

送信する日時を設定する

予約送信の画面が表示されたら、メッセージを送信したい日付と時間を選択します。

日付は、翌日から1週間後までの範囲で選択できます。時間は30分単位で設定できます。

日時を選択したら、「続行」をクリックします。

STEP

メッセージを入力して予約送信する

メッセージ入力欄の上部に、設定した送信予定の日時が表示されます。

送信したいメッセージを入力し、内容と送信予定日時を確認したら、「送信」ボタンをクリックします。

これで、指定した日時にメッセージが自動で送信されます。

予約送信を設定したメッセージは、送信予定の時刻までチャット内に表示されます。送信前であれば、内容や送信日時の変更、予約の取り消しも可能です。

予約送信したメッセージを変更・取り消す方法

予約送信を設定したあとでも、送信予定時刻より前であれば、送信日時やメッセージ内容の変更、予約の取り消しができます。
操作方法は、予約送信を確定する前か、確定した後かによって異なります。

予約送信を確定する前に変更・取り消す場合

送信日時を設定し、「送信」ボタンをクリックする前であれば、メッセージ入力欄の上部に表示されている送信予定日時をクリックします。

表示された画面で、送信日時を変更できます。

予約送信を取り消したい場合は、「予約送信を取り消す」をクリックします。取り消すと、通常のメッセージ入力画面に戻ります。

予約送信を確定した後に変更・取り消す場合

すでに予約送信を確定している場合は、送信予定のメッセージにカーソルを合わせます。
表示される「…」をクリックし、「編集」または「削除」を選択します。

• 送信日時やメッセージ内容を変更したい場合
  「編集」を選択し、内容を修正します。送信日時を変更する場合は、メッセージ入力欄の上部に表示される送信予定日時をクリックして設定し直します。
• 予約送信を取り消したい場合
  「削除」を選択します。削除すると、メッセージは送信されず、予約送信が取り消されます。

送信予定時刻を過ぎてメッセージが送信されたあとは、通常の送信済みメッセージと同じように扱われます。
そのため、送信前に内容や日時を確認しておくと安心です。

予約送信機能を活用して連絡のタイミングを調整しよう

Teamsの予約送信機能を活用すると、メッセージを作成したタイミングではなく、相手に確認してほしいタイミングに合わせて送信できます。

たとえば、勤務時間外に思いついた連絡を翌朝の始業時間に送ったり、会議前のリマインドをあらかじめ設定したりする場合に便利です。送信し忘れを防げるだけでなく、相手の業務時間にも配慮したコミュニケーションにつながります。

また、予約送信したメッセージは、送信前であれば内容や送信日時を変更したり、取り消したりすることもできます。急な予定変更があった場合にも対応しやすいため、安心して活用できます。

案内や周知、リマインドなどを送る際は、Teamsの予約送信機能をぜひ活用してみてください。

ご質問やご相談などがございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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