今回は、Microsoft Formsで作成したフォームアンケートの結果をPower AutomateとPower BIを使用して、自動で更新されるグラフを作成する方法をご紹介いたします。
こちらの記事にあるアンケート欄で作成したものをもとに作成手順をご紹介していきます。
作成手順：準備物
まずは回答を集めるフォームとそのデータを集約するExcelを準備しましょう。
フォームを作成
Microsoft Formsを使用して、フォームアンケートを作成します。
今回は、アンケートの内容は以下の記事のフォームを利用して作成していきます。
Excelの準備
次に、フォームの結果を入力するためのExcelを準備します。
今回は、日時・問１・問２をExcelに入力したいので、下記のようにテーブル形式にして準備しておきます。
必ずテーブル形式に変更してください。
PowerAutomateではテーブル形式でないと読み込めません。
作成手順：Power Automate（フォーム結果をExcelへ入力）
次にPower Automateを使用してフォームの結果をExcelへ入力するフローを作成していきます。
WEB版「Power Automate」を開いて、「マイフロー」→「新しいフロー」→「自動化したクラウドフロー」をクリックし、新規フローを作成してください。
任意のフロー名を入力し、トリガー（フローが稼働するきっかけとなる動作）を選択します。
今回は「Microsoft Forms 新しい応答が送信されるとき」になります。
入力・選択が完了したら「作成」をクリックします。
フローを作成すると選択したトリガーが表示されていますので、「フォーム ID」の部分に初めに作成したフォームを選択します。
フォームの結果を取得するアクションを追加するため、「新しいステップ」をクリックします。
検索欄に「forms」と入力して「Microsoft Forms 応答の詳細を取得する」を選択します。
「応答の詳細を取得する」アクションには以下の２つを設定します。
- フォーム ID
上記の「新しい応答が送信されるとき」で選択したフォームアンケートと同様のものを選択します。 - 応答 ID
「動的なコンテンツ」から「応答 ID」を選択します。
フォームの結果をExcelへ入力するアクションを追加するため「新しいステップ」をクリックし、検索欄に「Excel」と入力します。表示されるアクションの中から「表に行を追加」を選択し、設定していきます。
「表に行を追加」は以下の４つを入力・選択します。
| 場所 | Excelを作成したSharePoint（Teams）のサイト場所を選択します。 |
| ドキュメント ライブラリ | 主にドキュメントを選択しますが、該当のものを選択します。 |
| ファイル | ファイルを右にあるフォルダーアイコンから選択します。 |
| テーブル | 作成したテーブルを選択します。 |
ここまでは基本的に全て入力・選択します。
テーブルを選択した後にテーブルにある列名が表示されますので、「動的なコンテンツ」よりどの列にどのフォーム結果を入力するのかを決めて選択します。
ここまで出来たら、「保存」をクリックします。
Excelが空の状態だとPowerBIで作成する際に何も表示されないので、PowerBIでグラフ作成する前に３回ほどテストし、Excelに結果が入力されるか試してください。
作成手順：Power BI（Excelをグラフ化）
PowerAutomateでフォームの結果をExcelに追加していくよう設定ができたので、そのExcelをもとにPower BIで結果のグラフを作成していきます。
Excelのパスをコピー
はじめに、フォームの結果を入力するExcelのパスを以下の手順でクリックして、コピーします。
- ファイル
- 情報
- パスのコピー
Power BI Desktopでデータの読み込み
Power BI Desktopを起動して、フォームの結果を入力するExcelのデータを読みこみします。
「ホーム」タブにある「データを取得」から今回は「Web」を選択します。
コピーしたExcelのパスをURL欄に貼りつけ、「OK」をクリックします。
貼り付けたとき、「？web=1」は削除し、最後が「xlsx」になるようにしてください。
ナビゲーターのウィンドウが表示されたら、該当のテーブルを選択し、読み込みを行います。
グラフを選択
適切なグラフを選択し、「視覚化」から選択します。今回は「円グラフ」を選択します。
「フィールド」にある「結果」を「凡例」「値」にドラッグアンドドロップして入力します。また円グラフの枠を大きくします。
合計回答件数を表示
合計回答件数を表示するため、「視覚化」から「カード」を選択します。円グラフの上に配置し、上部のタブにある「書式」から「前面へ移動」をクリックするとグラフの右上に表示することが出来ます。
「フィールド」に「結果」を入力すると、「カード」に値が表示されます。
「フィールド」には現在「最初の結果」となっていますので、▼をクリックして「カウント」に変更します。こちらで合計回答件数を表示できるようになりました。
好みで、左上にあるタイトル等を変更し、上部にある「発行」をクリックして保存します。
スケジュール更新の設定
Power BIをブラウザーで開き、スケジュール更新の設定を行います。
①「ワークスペース」から作成したPower BIグラフの②「更新のスケジュール設定」をクリックします。
「スケジュールされている更新」で、更新の頻度・タイムゾーン・時刻を変更または追加してください。
「データセットの更新」を設定
Power AutomateでもPower BIを更新できるアクションがありますので、こちらも設定しておきます。
「新しいステップ」から「PowerBI」と入力すると、「データセットの更新」というアクションがありますので、選択します。
ワークスペース・データセットに該当のものを選択して、「保存」します。
これで全ての設定が完了しましたので、運用していきます！
まとめ
フォームのアンケート結果をPower BIでグラフ化することで、リアルタイムで結果を表示することが出来ます。ぜひお試しください。
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