【Power Automate活用事例】Formsアンケート結果を自動集計・グラフ化する方法

Web版のPower Automateを開き、以下の順にクリックします。

「マイ フロー」→「新しいフロー」→「自動化したクラウド フロー」

任意のフロー名を入力し、トリガー（フローが実行されるきっかけとなる処理）を選択します。

今回は、「Microsoft Forms – 新しい応答が送信されるとき」 を選択します。

入力・選択が完了したら、「作成」をクリックしてください。

フローを作成すると、先ほど選択したトリガーが表示されます。
「フォーム ID」に、最初に作成したアンケートフォームを選択してください。
（画面は、旧デザインになります。）

続いて、フォームの回答内容を取得するアクションを追加します。

「新しいステップ」をクリックし、検索欄に「Forms」と入力します。
表示されたアクションの中から、「Microsoft Forms – 応答の詳細を取得する」 を選択してください。

「応答の詳細を取得する」には、以下の項目を設定します。

これにより、フォームに送信された回答内容を取得できるようになります。

続いて、取得したフォームの回答をExcelへ保存するアクションを追加します。

「新しいステップ」をクリックし、検索欄に「Excel」と入力します。
表示されたアクションの中から、「表に行を追加」 を選択してください。

まずは以下の項目を設定します。

こまでの項目は、基本的にすべて入力・選択します。

テーブルを選択すると、Excelの列名が表示されます。

各列に対して、「動的なコンテンツ」から対応するフォームの回答項目を選択し、どのデータをどの列へ入力するか設定してください。

設定が完了したら、「保存」をクリックします。

Power BIでグラフを作成する前に、フォームへテスト回答を送信し、Excelへ正しくデータが転記されるか確認しましょう。

Excelのテーブルが空の状態では、Power BIでデータを読み込んでもグラフや集計結果が表示されない場合があります。

そのため、Power BIでレポートを作成する前に、3回程度テスト回答を送信し、Excelへ正常にデータが蓄積されることを確認することをおすすめします。

まずは、Power BIからExcelファイルを読み込むために、SharePointまたはTeams上に保存されているExcelファイルのURLを取得します。

Excelファイルを開き、以下の手順でファイルのパスをコピーしてください。

1. 「ファイル」をクリック
2. 「情報」をクリック
3. 「パスのコピー」をクリック

Power BI Desktopを起動し、フォームの回答結果が保存されているExcelファイルを読み込みます。

「ホーム」タブの「データを取得」をクリックし、データソースとして 「Web」 を選択してください。
表示された画面のURL欄に、先ほどコピーしたExcelファイルのパスを貼り付けます。

コピーしたURLには、末尾に「?web=1」が付いている場合があります。

Power BIで正常に読み込むため、「?web=1」は削除し、URLの末尾が「.xlsx」で終わる状態にしてください。

URLの確認後、「OK」をクリックするとナビゲーター画面が表示されます。

ナビゲーターに表示された一覧から、Power Automateでデータを保存しているテーブルを選択し、「読み込み」をクリックしてください。

正常に読み込みが完了すると、Power BIでExcelのデータを利用できるようになります。

ここで選択するのはシートではなく、事前にExcelで作成したテーブルです。

テーブルを選択することで、新しい回答が追加された際にもPower BIで最新データを取得しやすくなります。

「ホーム」タブの 「テキスト ボックス」 をクリックし、レポートのタイトルを入力します。

今回は、「メンションができない場合の解決策」と入力します。

続いて、アンケート結果を集計するグラフを作成します。

今回は、質問「Teamsでメンションができない不具合が発生した際、どの方法で解決しましたか？」の回答結果を表示するグラフを作成します。

Power BIの「視覚化」から、「積み上げ横棒グラフ」 を選択してください。
グラフを追加したら、以下のようにフィールドを設定します。

設定後、回答ごとの件数が集計されたグラフが表示されれば完了です。

補足：グラフの見た目を変更する

Power BIでは、「視覚化」の設定からグラフの見た目を自由に変更できます。

タイトルや軸ラベルを非表示にしたり、回答ごとに色を変更したりすることで、グラフの視認性が向上し、結果をより分かりやすく伝えられるようになります。

• グラフのタイトルを非表示にする
  グラフタイトルが不要な場合は、以下の手順で非表示にできます。
  「視覚化」→「書式」→「全般」→「タイトル」をオフ
• 軸タイトルを非表示にする
  X軸やY軸のタイトルが不要な場合は、以下の手順で非表示にできます。
  「視覚化」→「書式」→「ビジュアル」→「X（Y）軸」→「タイトル」をオフ
• グラフの色を変更する
  回答項目ごとに色を変更したい場合は、以下の手順で設定できます。
  「視覚化」→「書式」→「ビジュアル」→「バー」→「カテゴリ」をクリックすると、各項目が表示されます。変更したい項目を選択し、任意の色を設定してください。
  

回答ごとに色分けすることで、グラフの内容を直感的に把握しやすくなります。

今回のアンケートでは、「その他」を選択した場合に、「どのようにして解決しましたか？」という自由記述項目へ回答する設定にしています。

そのため、「その他」を選択した回答者がどのような方法で解決したのかを確認できるよう、テーブルを作成します。

Power BIの「視覚化」から 「テーブル」 を選択してください。
テーブルを追加したら、フィールドに 「その他」 列を設定します。

これにより、「その他」を選択した回答者が入力した内容を一覧で表示できるようになります。

グラフだけでは把握できない自由記述の内容も、テーブルを活用することで確認できます。
アンケート結果をより詳しく分析したい場合は、選択式の回答をグラフで表示し、自由記述の回答をテーブルで表示するのがおすすめです。

続いて、アンケートの合計回答件数を表示します。

回答件数を表示することで、何件の回答をもとに集計しているのかを一目で確認できるようになります。

Power BIの「視覚化」から 「カード」 を選択してください。
「値」に「結果」 を追加すると、カードに値が表示されます。

初期設定では 「最初の結果」 になっているため、フィールド名の右側にある「▼」をクリックし、集計方法を 「カウント」 に変更してください。

これで、アンケートの合計回答件数が表示されます。

最後に、作成したグラフやカードを見やすい位置に配置し、レポート全体のレイアウトを整えます。

回答結果のグラフ、自由記述を表示するテーブル、合計回答件数を表示するカードをバランスよく配置することで、レポートが見やすくなり、情報を把握しやすくなります。

レポートの作成が完了したら、Power BI Desktopで保存を行います。

保存後、上部メニューの 「発行」 をクリックし、Power BI Serviceへレポートを発行します。

発行先のワークスペースを選択し、「選択」をクリックしてください。

発行が完了すると、Power BI Service（ブラウザー版）からレポートを閲覧できるようになります。

Power Automateで作成したフローを開き、「新しいステップ」をクリックします。

検索欄に 「Power BI」 と入力し、「データセットの更新」 を選択してください。

「ワークスペース」と「データセット」に、Power BIで作成したレポートのものを選択します。

設定後、「保存」をクリックしてください。