SharePoint内のファイルを同期してPC上で操作する方法

SharePointでは同期という機能があります。この機能を使用することで、ブラウザ上で操作していたExcelやWordなどのファイルを、パソコンのローカル上で編集してそのままSharePointにアップロードできます。

この記事ではSharepointの同期方法と注意点をご紹介します。

同期方法

今回は、Sharepointのドキュメントの中にテストフォルダを作成しました。このテストフォルダをパソコンと同期しようと思います。

まずはSharepointでパソコンと同期したいページに移動してください。

移動したらメニュー欄にある同期ボタンをクリック

初めて同期する方はonedriveが表示されるので、同期するというボタンをクリックしてください。

同期が完了したらパソコンのドキュメントを確認してください。
左側のナビゲーションウィンドウに({Sharepointのページ名}-{同期したフォルダ名})この場合MDS – テストフォルダというフォルダが追加されていると思います。

Sharepoint同期

これで同期は完了です。

実際に同期されているかの確認は、Sharepointかパソコンどちら側でもいいのでファイルを入れてみてください。
少し待ったのち両方に表示されていれば問題なく動作しています。

同期中の確認方法

パソコンとSharePointの同期中かどうかはonedriveのアイコンで確認できます。

windowsの右下にあるonedriveのアイコンに矢印が回っているマークがついているといまSharePointと同期中です。
完了すると無くなりますので、このアイコンを確認してください。

注意点

Sharepointの同期は大変便利ですが、注意するべき点があります。

・パソコンでファイルを削除するとSharePoint内でも削除される
削除も同期の対象となりますので、すべて消して無くなることもあります。

・複数人で同じファイルを同時に操作すると最後の人が保存したものが反映される
最後の人が変更した分だけ保存され他の人の変更分が反映されないことがありますので、お気を付けください。

同期ファイルのアイコン

同期したフォルダの中にあるファイルにそれぞれアイコンがついていると思います。
このアイコンはデータの状態を表しています。

・雲のアイコン

クラウドアイコンデータがクラウド上(シェアポイント内だけ)に存在している状態

・矢印のアイコン

矢印アイコンデスクトップとシェアポイントとの同期を取っている途中

・チェックマーク

チェックマークデータがデスクトップとシェアポイント両方に存在している状態

まとめ

弊社ではデータはすべてSharePointに入れて保管しております。SharePointの同期機能を使うことで在宅の際にパソコンにデータを移行する必要がなくなり大変便利に使えています。
みなさまもぜひお試しください。

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