【Word・Excel・PowerPoint】テンプレートを作成して資料作成を効率化する方法

案内文や報告書、見積書など、同じような書類を何度も作成していませんか。

過去のファイルを探して複製したり、毎回一から作成したりすると手間がかかるだけでなく、入力漏れや書式の違いが発生することもあります。

そのような場合は、テンプレートを活用するのがおすすめです。あらかじめ書式やレイアウトを登録しておくことで、必要な部分だけを編集して文書を作成できるようになります。

今回は、Wordを使ったテンプレートの作成方法をご紹介します。ExcelやPowerPointでも同様の手順で作成できます。

テンプレートを活用するメリット

テンプレートを活用することで、毎回同じレイアウトや書式を設定する手間を省くことができます。

また、作成時間の短縮だけでなく、文書や資料のデザインを統一しやすくなるため、社内で使用するフォーマットの標準化にも役立ちます。

テンプレートには、次のようなメリットがあります。

Word・Excel・PowerPointでは、さまざまな文書や資料をテンプレートとして保存できます。

テンプレート例

テンプレートの作成方法

テンプレートを作成しておくことで、毎回同じレイアウトや書式を設定する手間を省くことができます。

STEP

「名前を付けて保存」画面から設定

ファイル タブ　＞　名前を付けて保存　＞　このPC　の順にクリックします。

①ファイル タブ

②名前を付けて保存　＞　③このPC

STEP

「Word テンプレート（*.dotx）」で保存

テンプレートとして利用したい文書を作成したら、名前を付けて保存します。

ファイル名を入力し、ファイルの種類を「Word テンプレート（*.dotx）」に変更して保存してください。

テンプレートの使用方法

作成したテンプレートは、「ファイル」タブから利用できます。

「ファイル」→「新規」→「個人用」をクリックすると、自分で作成したテンプレートが表示されます。

利用したいテンプレートをクリックすると、新しい文書が作成されます。

テンプレートをもとに文書が作成されるため、編集しても元のテンプレートは変更されません。

よく使うテンプレートをピン留めする

頻繁に利用するテンプレートは、ピン留めしておくと便利です。

テンプレートにカーソルを合わせ、右上のピン留めマークをクリックします。

ピン留めしたテンプレートはホーム画面に表示されるため、「個人用」を開かなくてもすぐに利用できます。

ホーム画面への反映に時間がかかる場合は、一度Wordを閉じて再度開いてみてください。

よく使う書類はテンプレート化がおすすめ

今回は、Word・Excel・PowerPointで利用できるテンプレートの作成方法をご紹介しました。

テンプレートを活用することで、毎回同じ書類を作成する手間を減らし、効率的に文書や資料を作成できるようになります。

案内文や報告書、見積書、プレゼンテーション資料など、繰り返し利用するファイルがある場合は、ぜひテンプレート化して活用してみてください。

ご質問やご相談などがございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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