Share Pointとは｜導入による業務効率化事例の紹介

みどりデジタルサポートは、2020年より社内のファイル・情報共有のためShare Pointを導入を行いました。
これまで自社サーバーに保存していたフォルダー、ファイルを全てSharePoint上に変更しました。
この記事ではShare Pointを活用してよかった点等をご紹介したいと思います。

SharePoint（シェアポイント）とは

Microsoftが提供するファイル共有・情報共有を目的としたサービスです。

Microsoft EgdeやGoogle ChromeといったWebブラウザー上で表示して使用します。

フォルダーやファイルを保存するだけではなく、セミナーの案内情報や社内イベント・行事などを分かりやすく大々的に伝えることができます。

導入したメリット

同じ時間にファイルの共同編集が可能

１人がファイルを編集中の場合、他の人は読み取り専用で開くことになり、変更はできませんが、Share Pointに保存しているファイルは同時に同じファイルを編集することができます。

誰がどこを変更しているのかがすぐに分かるため、リアルタイムで共同編集が可能です。

ファイルのデータを以前のバージョンに戻すことが可能

変更したファイルの内容をもとに戻したいというとき、ローカルでは以前のバージョンに戻すのは容易ではありません。しかしShare Pointに保存しているファイルは、バージョン履歴が残っており、元のバージョンに復元することが容易にできます。

環境がWebブラウザーのため、場所を問わず作業ができる

ローカルではひと手間を加え接続しないとファイルやフォルダーを編集・閲覧することができません。Share PointはWebブラウザーで開いて編集などの操作を行いますので、接続などを気にすることなくどこでもすぐに作業することが可能です。
コロナ禍で、急に在宅勤務をすることになってもデスクトップなどではなくShare Pointにファイルを保存しておくことですぐに使用することができました。

OneDriveと同期が可能

OneDriveと同期することで、Share Point内のフォルダーやファイルをエクスプローラー上で編集することができます。

ストレージ容量とセキュリティ

ストレージ容量

テナントの容量：基本容量１TB＋契約ユーザー数×１０GB（無制限で追加可）

１ファイル サイズの上限：１５GB

データ暗号化や脅威監視などのセキュリティ対策

データ暗号化や脅威監視などのセキュリティ対策が施されています。

セキュリティ対策についての詳細は下記をご覧ください。

https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/compliance/data-encryption-in-odb-and-spo?view=o365-worldwide

ウイルス・マルウェア対策

ウイルスに感染しているファイルはアップロード・ダウンロード出来ません。

ウイルス・マルウェア対策についての詳細は下記をご覧ください。

https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/security/office-365-security/anti-malware-protection-for-spo-odfb-teams-about?view=o365-worldwide

まとめ

ファイルや情報をShare Pointに移行したことにより、会議中にファイルを共同編集したり在宅ワークする際にもすぐに業務に取り掛かることができたりと業務が効率化されました。

今後、Share Pointの様々な機能や使い方をご紹介していきます！

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