SharePointとは｜導入による業務効率化事例の紹介
社内のファイル共有や情報管理に、時間や手間がかかっていませんか？
ファイルを共有するたびにメールで送ったり、複数人で編集する際に最新版の管理に困ったりする場合は、Microsoft 365の「SharePoint」を活用することで、業務を効率化できる可能性があります。
SharePointは、ファイルの保存・共有だけでなく、複数人での共同編集やバージョン履歴の管理などにも対応したサービスです。
この記事では、実際にSharePointを社内に導入した事例をもとに、導入によって便利になった点や、ストレージ容量・セキュリティについて紹介します。
AI・Microsoft 365 活用を業務改善につなげたい企業向けに、研修・導入支援・活用サポートを行っています。
「どんなことを依頼できる？」「実際の活用事例は？」という方は、ぜひ無料資料をご覧ください。
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目次
SharePoint（シェアポイント）とは
Microsoftが提供するファイル共有・情報共有を目的としたサービスです。
Microsoft EgdeやGoogle ChromeといったWebブラウザー上で表示して使用します。
フォルダーやファイルを保存するだけではなく、セミナーの案内情報や社内イベント・行事などを分かりやすく大々的に伝えることができます。
導入したメリット
同じ時間にファイルの共同編集が可能
１人がファイルを編集中の場合、他の人は読み取り専用で開くことになり、変更はできませんが、Share Pointに保存しているファイルは同時に同じファイルを編集することができます。
誰がどこを変更しているのかがすぐに分かるため、リアルタイムで共同編集が可能です。
ファイルのデータを以前のバージョンに戻すことが可能
変更したファイルの内容をもとに戻したいというとき、ローカルでは以前のバージョンに戻すのは容易ではありません。しかしShare Pointに保存しているファイルは、バージョン履歴が残っており、元のバージョンに復元することが容易にできます。
環境がWebブラウザーのため、場所を問わず作業ができる
ローカルではひと手間を加え接続しないとファイルやフォルダーを編集・閲覧することができません。Share PointはWebブラウザーで開いて編集などの操作を行いますので、接続などを気にすることなくどこでもすぐに作業することが可能です。
コロナ禍で、急に在宅勤務をすることになってもデスクトップなどではなくShare Pointにファイルを保存しておくことですぐに使用することができました。
OneDriveと同期が可能
OneDriveと同期することで、Share Point内のフォルダーやファイルをエクスプローラー上で編集することができます。
ストレージ容量とセキュリティ
ストレージ容量
テナントの容量：基本容量１TB＋契約ユーザー数×１０GB（無制限で追加可）
１ファイル サイズの上限：１５GB
データ暗号化や脅威監視などのセキュリティ対策
データ暗号化や脅威監視などのセキュリティ対策が施されています。
セキュリティ対策についての詳細は下記をご覧ください。
ウイルス・マルウェア対策
ウイルスに感染しているファイルはアップロード・ダウンロード出来ません。
ウイルス・マルウェア対策についての詳細は下記をご覧ください。
SharePointを活用してファイル共有を効率化しよう
SharePointを活用すると、ファイルの共同編集やバージョン履歴の管理、場所を問わないファイルへのアクセスなどが可能になり、社内の情報共有を効率化できます。
ファイルの保存場所や共有方法を見直すことは、日々の業務の手間を減らすことにもつながります。
社内のファイル管理や情報共有に課題を感じている場合は、SharePointの導入や活用方法を検討してみてはいかがでしょうか。
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