みどりデジタルサポートは、2020年より社内のファイル・情報共有のためSharePointを導入を行いました。
これまで自社サーバーに保存していたフォルダー、ファイルを全てSharePoint上に変更しました。
この記事ではSharePointを活用してよかった点等をご紹介したいと思います。
Microsoftが提供するファイル共有・情報共有を目的としたサービスです。
Microsoft EgdeやGoogle ChromeといったWebブラウザー上で表示して使用します。
フォルダーやファイルを保存するだけではなく、セミナーの案内情報や社内イベント・行事などを分かりやすく大々的に伝えることができます。
導入したメリット
- 同じ時間にファイルの共同編集が可能
１人がファイルを編集中の場合、他の人は読み取り専用で開くことになり、変更はできません。
SharePointはリアルタイムで共同編集が可能です。 - ファイルのデータを以前のバージョンに戻すことが可能
変更したファイルの内容をもとに戻したいというとき、ローカルでは以前のバージョンに戻すのは容易ではありません。SharePointは、バージョン履歴が残っており、元にバージョンに復元することが容易にできます。 - 環境がWebブラウザーのため、場所を問わず作業ができる
ローカルではひと手間を加え接続しないとファイルやフォルダーを編集・閲覧することができません。SharePointはWebブラウザーで開いて編集などの操作を行いますので、接続などを気にすることなくどこでもすぐに作業することが可能です。 - OneDriveと同期が可能
OneDriveと同期することで、SharePoint内のフォルダーやファイルをエクスプローラー上で編集することができます。
ストレージ容量とセキュリティ
- ストレージ容量
テナントの容量：基本容量１TB＋契約ユーザー数×１０GB（無制限で追加可）
１ファイル サイズの上限：１５GB - データ暗号化や脅威監視などのセキュリティ対策
URL：https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/compliance/data-encryption-in-odb-and-spo?view=o365-worldwide - ウイルス/マルウェア対策
※ウイルスに感染しているファイルはアップロード・ダウンロード不可
URL：https://learn.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/security/office-365-security/anti-malware-protection-for-spo-odfb-teams-about?view=o365-worldwide
まとめ
ファイルや情報をSharePointに移行したことにより、会議中にファイルを共同編集したり在宅ワークする際にもすぐに業務に取り掛かることができたりと業務が効率化されました。
今後、SharePointの様々な機能や使い方をご紹介していきます！
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