Teamsのチェックイン・チェックアウト機能と使い方をご紹介

Teams内で保存されたファイルは、標準設定で他のメンバーと共同編集できる設定になっています。
他のメンバーと共同作業を行っていたのですが、保存の仕方が悪かったのか作業した内容が消えてしまったことがあります。
そこで今回の方法を使って作業を行うようになってから特にエラーなど発生していません。

チェックアウトとは?

Teamsのチェックアウトとは、ファイルを一時的に自分のみが操作できるようにして他のメンバーは閲覧のみで編集ができない状態にすることです。

各ファイルにこの設定を有効にすることにより勝手に他のメンバーが中身を変更することが出来なくなりますので、見てほしいが中を変更してほしくないものなどに設定するといいかと思います。

チェックイン機能はチェックアウトされているファイルを元の共同作業が出来る状態に戻す機能です。

標準・チェックアウト

チェックアウト方法

チェックアウトの設定方法は以下の通りです。

  1. チェックアウトしたいファイルを選択
  2. メニュー「・・・」
  3. その他
  4. チェックアウト

チェックアウトした際のアイコン

チェックアウトしているかどうかはアイコンを見ると一目で分かるようになっています。

  • 自分がチェックアウトしたファイルは のアイコンが表示
  • 他のメンバーがチェックアウトしたファイルは    のアイコンが表示

チェックアウトを元に戻す

自分の作業が完了して他のメンバーに編集してほしい時はチェックアウトを元に戻さなければなりません。戻し方と注意点もご紹介します。

チェックアウトを元に戻す場合は「チェックイン」「チェックアウトの破棄」の2種類あります。

チェックイン

チェックインの方法は以下の通りです。

  1. チェックアウトしているファイルを選択
  2. メニュー「・・・」
  3. その他
  4. チェックイン

チェックインを押した後にコメントを入力するポップアップが表示されます。

ここに書いたコメントは、バージョン履歴に表示されます。バージョン履歴の確認方法は、以下の通りです。

  1. 該当ファイルのあるSharePointを開く(Teamsファイルタブ上記に「SharePointで開く」があります)
  2. メニュー「・・・」
  3. バージョン履歴

チェックアウトの破棄

  1. チェックアウトしているファイルを選択
  2. メニュー「・・・」
  3. その他
  4. チェックアウトの破棄

チェックインと同じですが「チェックアウトの破棄」を選択した場合、チェックアウトした状態で編集した内容は反映されませんので、ご注意ください。

まとめ

便利に活用できる共同編集ですが、共同編集をした後に保存されていなかったりうまく反映できていなかったりと不具合が発生する場合がありました。
この機能を活用することでそういった不具合を防ぐことができるようになりましたので、皆様もぜひご活用ください!

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