【Word】知っておくと便利なWord機能5選！
毎日のように使うWord。もっとスマートに作業したいと思いませんか？
今回は、ちょっとした手間を省き、生産性を向上させるWordの便利機能を5つ厳選しました。
文書を1ページに収める方法、表記ゆれの解消、罫線の活用、ページ区切りのコツ、そして透かしの使い方についてご紹介します。
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目次
文書を1ページに収める方法（1ページ分縮小機能）
Wordで文書を作成していると、「あと少しだけはみ出して2ページになってしまう」ということがあります。
そのような場合は、「1ページ分縮小」機能を利用することで、フォントサイズや余白などを自動調整し、文書を1ページに収められる場合があります。
こんなときに便利
- 印刷時に2ページ目が数行だけになっている
- 提出資料を1ページに収めたい
- 会議資料のページ数を減らしたい
- レイアウト調整の時間を短縮したい
STEP
ファイルタブからオプションを開く
Word左上の「ファイル」タブをクリックし、「オプション」をクリックします。
STEP
クイックアクセスツールバーに「1ページ分縮小」を追加する
クイックアクセスツールバーをクリックし、「コマンドの選択」から「すべてのコマンド」を選択します。
一覧から「1ページ分縮小」を選択し、「追加」ボタンをクリックします。
右側の一覧に追加されたことを確認し、「OK」をクリックしてください。
STEP
「1ページ分縮小」を実行する
クイックアクセスツールバーに「1ページ分縮小」ボタンが表示されます。
ボタンをクリックすると、フォントサイズや余白などが自動調整され、文書を1ページに収められる場合があります。
ただし、文書の内容によっては1回では収まらない場合や、レイアウトが大きく変わる場合があります。
レイアウトを手動で調整する前に、一度試してみるのがおすすめです。
表記ゆれをチェック・修正する方法
Wordで文章を作成していると、同じ意味の言葉でも表記が統一されていないことがあります。
例えば、「サーバー」と「サーバ」、「フォルダー」と「フォルダ」など、知らないうちに表記ゆれが発生することがあります。Wordの表記ゆれチェック機能を利用すると、文書内の表記ゆれを確認し、まとめて修正できます。
こんなときに便利
- マニュアルや社内文書を作成するとき
- 複数人で文書を作成しているとき
- 提案書や報告書の品質を向上させたいとき
- 表記を統一して読みやすい文書にしたいとき
STEP
ファイルタブからオプションを開く
Word左上の「ファイル」タブをクリックし、「オプション」をクリックします。
STEP
文章校正の詳細設定をする
「文章校正」をクリックし、「Wordのスペルチェックと文章校正」にある「設定」ボタンをクリックします。
表示された画面で、表記ゆれ「送り仮名」「漢字/仮名」「全角/半角」にチェックを入れ、「OK」をクリックしてください。
STEP
校閲タブに表記ゆれチェックが表示されるようになる
設定後は、「校閲」タブから表記ゆれチェックを利用できるようになります。
STEP
表記ゆれを一括修正する
表記ゆれチェックのマークをクリックすると、表記ゆれと思われる語句の一覧と修正候補が表示されます。
修正候補から統一したい表記を選択し、「すべて修正」をクリックすると、文書内の表記を一括で修正できます。
空白ページ・ページ区切りで新しいページを作成する方法
Wordで文章を作成しているとき、新しいページを作るためにEnterキーを何度も押していませんか？
改行でページを作成すると、後から文章を追加・削除した際にレイアウトが崩れてしまうことがあります。
そのような場合は、「空白のページ」や「ページ区切り」機能を利用することで、レイアウトを維持したまま新しいページを作成できます。
こんなときに便利
- 資料の途中に新しいページを追加したい
- レイアウトの崩れを防ぎたい
- 報告書やマニュアルを作成している
- ページごとに内容を整理したい
「空白のページ」と「ページ区切り」の違い
空白のページ
カーソルがある位置の次に、新しい空白ページを追加できます。
文章の最後に白紙のページを追加したい場合や、途中に新しいページを挿入したい場合に便利です。
新しく1ページ追加するイメージです。
ページ区切り
カーソル位置から次のページへ移動できます。文章の途中でページを分けたい場合に便利です。
1ページに入っていた文章を2ページに分けるイメージです。
途中に新しいページを追加する方法
STEP
新しいページを入れたいところをクリックして編集モードにする
新しいページを追加したい位置にカーソルを置きます。
STEP
「空白のページ」をクリックする
「挿入」タブから「空白のページ」をクリックします。
空白のページが挿入されます。
文書の最後に新しいページを追加する方法
STEP
文章の最後をクリックする
文書の最後にカーソルを移動します。
STEP
「空白のページ」をクリックする
「挿入」タブから「空白のページ」をクリックします。
文書の後ろに空白のページが追加されます。
途中でページを区切りたいとき
STEP
ページを区切りたい位置をクリックする
別ページにしたい位置へカーソルを移動します。
STEP
「ページ区切り」をクリックする
「挿入」タブから「ページ区切り」をクリックします。
カーソル位置から次のページへ移動し、文書が別ページに分かれます。
さまざまな種類の罫線を簡単に引く方法
Wordには、特定の記号を入力してEnterキーを押すだけで、さまざまな種類の罫線を簡単に挿入できる機能があります。文章の区切りを入れたり、文書の見やすさを向上させたりする際に便利な機能ですので、ぜひ活用してみてください。
| 罫線の種類 | 作成方法 |
|---|---|
| 通常罫線 | 「-」を3つ+Enter |
| 二重罫線 | 「=」を3つ+Enter |
| 点線罫線 | 「*」を3つ+Enter |
| 波線罫線 | 「~」を 3つ+Enter |
透かし文字を入れる方法
Wordでは、「社外秘」や「複製禁止」などの透かし文字を文書に挿入できます。
透かし文字を利用することで、文書の取り扱いに関する注意喚起を行ったり、機密文書であることを分かりやすく示したりできます。
こんなときに便利
- 社外秘資料を作成するとき
- 複製や無断転載を防止したいとき
- 下書きやサンプル資料であることを明示したいとき
- 文書の重要度を分かりやすく伝えたいとき
STEP
デザインタブの「透かし」をクリックする
「デザイン」タブをクリックし、「透かし」を選択します。
STEP
透かし文字を選択する
表示された一覧から、挿入したい透かし文字を選択します。
STEP
透かし文字が挿入される
選択した透かし文字が文書に挿入されます。
1ページ目の表紙には透かし文字を入れない場合
透かし文字を設定すると、通常はすべてのページに適用されます。
しかし、資料によっては1ページ目を表紙として使用するため、表紙には透かし文字を表示したくない場合もあります。
そのような場合は、以下の手順をお試しください。
STEP
ヘッダーを開く
Word画面上部のヘッダー領域をダブルクリックします。
STEP
「先頭ページのみ別指定」にチェックを入れる
ヘッダーとフッターの編集画面が表示されます。
「ヘッダーとフッター」タブの「先頭ページのみ別指定」にチェックを入れます。
STEP
ヘッダーとフッターを閉じる
「ヘッダーとフッターを閉じる」をクリックします。
これで、1ページ目には透かし文字が表示されず、2ページ目以降のみに透かし文字が表示されるようになります。
Wordの便利機能を活用して文書作成を効率化しよう
Wordには、文書を1ページに収める機能や表記ゆれのチェック、透かし文字の挿入、罫線の作成、ページの追加・区切りなど、文書作成を効率化できる便利な機能が数多く用意されています。
これらの機能を活用することで、見やすく品質の高い文書を効率よく作成できるようになります。普段あまり使っていない機能も試しながら、Wordをより便利に活用してみてください。
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