PowerAutomate活用事例集|業務効率化に成功した事例10選!

今回は弊社で作成し、業務が効率化されたRPAのフロー10選をご紹介させていただきます。

作成方法を1から説明しているフローや約10分で作成できるフローなどご紹介していますので、ぜひ自社用にカスタマイズして業務を自動化しましょう!

 

メールの添付ファイルを自動保存

PowerAutomateを使用して受信したメールの添付ファイルを自動で、SharePointやOnedrive、デスクトップなどに保存するフローです。

<お困りごと>

  • メールで送られてきた添付ファイルを、フォルダを指定して保存する手間を省きたいです
  • 1回の作業時間は約15秒ですが、毎回行うのはストレスを感じます

「Power Automate」で自動化した結果、業務が約30秒→0分(/1回)に時短されました。

フローの作成方法はこちら⇒⇒PowerAutomateメールの添付ファイルを自動保存する方法

 

複数資料の印刷・保存・結合の作業を自動化

実行ボタンを押すだけで、ソフトから複数のPDFファイルを自動でダウンロードし、1つのファイルに結合して該当のファイル保存、また紙媒体でも印刷できるフローになります。

<お困りごと>

  • ソフトから必要な書類を開き、PDFをダウンロードする一連の業務を、保存する資料の種類ごとに繰り返し行い、手間がかかっています
  • 複数の書類がそれぞれ別のファイルで保存されてしまい、不便なため、紙に印刷した書類をまとめてPDFスキャンし、1つのPDFファイルとして保存し直しており、余計な手間がかかっています

保存・印刷・結合

 

「Power Automate」で自動化した結果、複数の資料をダウンロード、印刷、スキャンしてファイルを保存するという一連の作業が、約10分→1分(/1件)へ時短になりました。

 

社内回覧のメール送信を自動化

弊社では、Power Automateを使用して自動で書籍の購入案内の回覧メールを送り、購入希望者がいるかを確認しております。書式案内のPDFファイルを該当のフォルダに保存するだけで回覧メールを送信することが出来るフローです。

<お困りごと>

  • 1回の作業は5分程度ですが、資料が届くたびに作業を行っており、手間がかかります
  • 急ぎの業務ではないため、つい資料をため込んでしまい、ストレスがかかります

「Power Automate」で自動化した結果、回覧したい資料をスキャンしてPDFにし、特定のフォルダに保存、社内回覧メールを送信する一連の業務が、約5分→2分(/1回)に時短することができました。

フローの作成方法はこちら⇒⇒【PowerAutomate活用事例】社内回覧のメール送信を自動化!

 

Web請求書のダウンロードを自動化

RPAが毎月1回、IDとパスワードを自動で入力してログインし、先月分のコピー代や社用車のガソリン代など、郵送で届かない請求書をWeb上からダウンロード・該当のフォルダへ保存するフローです。

<お困りごと>

  • 該当の請求書をダウンロードするだけの簡単な作業ではありますが、請求書の種類が複数あるため、時間や手間がかかっています

「Power Automate」で自動化した結果、マイページにログインし、先月分の請求書を指定フォルダに保存する業務を、約5分→0秒(/1回)に時短することができました。

会社別や部署別など複数種類がある場合でも、それぞれダウンロードし、保存することが可能です。

定期的・反復的な業務になるため、こういった業務は特にRPAでの自動化がおすすめです。

Teamsの利用状況グラフを自動更新

Microsoft Teamsの管理センターから、Teamsの利用状況をダウンロードし、利用状況を集計したグラフを最新のものに自動更新するフローです。

<お困りごと>

  • 在宅勤務をする人が増えましたが、どのような業務をどれくらい行っているか見えづらく、勤務状況の管理に困っています
  • Microsoft Teamsの管理センターから、Teamsの利用状況をダウンロードすることができますが、手作業でダウンロードし、確認するのは手間がかかります

「Power Automate」で自動化した結果、1週間に一度RPAが起動し、Teams管理センターにある利用状況レポートをダウンロード利用状況を集計したグラフを最新のものに自動更新する業務を約5分→0秒(/1回)に時短することができました。

弊社では、メッセージの投稿数とミーティングの時間数を各人別に集計してグラフ化し、毎週朝礼で報告しています。手間をかけずに、在宅勤務者の勤務状況を見える化することができました。

 

Zoom会議の出席状況の集計・自動グラフ更新

毎朝Zoomを使用して行っている朝礼会議の出席状況の確認するため、出席者レポートをCSV形式でダウンロード・集計用のExcelにデータを貼り付けるまでの一連業務を自動化しました。

<お困りごと>

  • Zoom会議の出席者レポートをcsv形式で出力できますが、毎日手作業でダウンロードをするのは手間がかかります
  • 作成する担当者を決めてしまうと属人化が発生してしまいます

「Power Automate」で自動化した結果、出席者レポートをダウンロードし、集計用のExcelにデータを貼り付けるまでの一連の業務が、約10分→0秒(/1日)に時短することができました。

さらに集計用のExcelにデータを貼り付け、出席回数のグラフを自動更新します。RPAの活用で、データのダウンロード・貼り付けの手間や、作業漏れがなくなりました。

また、グラフで見える化することで、朝礼の出席率向上にもつながりました。

定期的・反復的な業務になるため、こういった業務は特にRPAでの自動化がおすすめです。

 

議題事前共有と会議招集を自動化!

毎週定期的に行っている会議ですが、情報共有のみで会議を開催しなくても良いときがあるため、会議前に参加者に議題の有無を確認し、議題が無い場合は、次週の会議中止の連絡をすることができるフローです。

<お困りごと>

  • 毎週参加者に議題の確認や連絡をすべて手作業で行うのは、非常に手間がかかり難しいです

「Power Automate」で自動化した結果、会議参加者に議題を確認し、会議の開催有無を連絡する業務を、約15分→0分(/1回)に時短することができました。

RPAがメールで次回の議題の記入依頼を会議参加者に送り、議題記入の締切日が来ると、RPAが議事録を確認し、議題が記入されているかどうかを判断します。
議題が記入されている場合は、会議URLと議題をメール送信します。また、議題の記入がない場合は、会議の中止案内をメールを送信します。

手間をかけることなく、議題の確認や、会議開催有無の連絡ができるようになりました。
また、事前に議題を共有できるようになったことで、以前は1時間程度の会議が30分になり、会議時間の短縮にも繋がりました。

フローの作成方法はこちら⇒⇒【PowerAutomate活用事例】議題事前共有と会議招集を自動化!

 

PDFのタイトル部分を抽出して自動メール送信

社内で回覧しているPDFのタイトル部分を一部メール内に転記し、自動送信するフローです。

<お困りごと>

  • PDFの内容を一部コピーし、メールに転記してメール送信する作業は一回5分程度ですが、毎回手作業で行っており手間がかかります

「Power Automate」で自動化した結果、PDFの内容をコピーし、メールに転記してメール送信する作業を、約5分→0分(/1回)に時短することができました。

特定のフォルダにPDFファイルが保存されると、自動でRPAが起動します。RPAがPDF内のテキストを抽出し、必要な部分のみをメールに転記し、送信してくれます。

PDFの内容を手作業でコピー&ペーストする必要がなくなり、手間やストレスがなくなりました。

2つのソフトの仕訳データを自動チェック

CSVデータを会計ソフトと売掛金管理ソフトに取り込んでいます。
その際に取引先コードの不一致が発生する場合があり、双方のデータをチェックする必要があります。

<お困りごと>

  • データを目視で確認しているため確認漏れ等の人的ミスが発生する可能性があり、ストレスがかかります

貸借対照表・損益計算書を確認し、データチェックを行う業務が、約30分→約3分(/1回)になりました。

RPAを起動させると、自動で会計ソフトにログインし、貸借対照表と損益計算書を取引先・品目・部門ごとにダウンロードします。さらに、ダウンロードしたデータを、チェック用のExcelに自動で転記してくれます。

担当者はチェック用のExcelを開き、差額セルに0以外の値がないかフィルターをかけて確認するのみです。

差額がある場合は値が赤文字で表示されるため、見落とす心配もなくなり、ストレスが解消されました。

 

補助金の申請可否を自動判定

お客様が補助金の申請要件に該当するかを自動判定するフローです。

<お困りごと>

  • お客さんが補助金の申請要件に該当するかどうかを判定するには、お客様ごとに、過去数年間の売り上げを確認・比較する必要があり、すべてのお客様情報の確認を行うと、膨大な時間と手間がかかります

会計ソフトのミロクACELINKのアドイン(Excelとのデータ連動関数)を使用し、RPAが自動で、過去3年分の売上高を取得し、事前にExcelで作成しておいた判定シートに入力します。

Excelには、補助金の要件を判定する関数が入っており、RPAが自動で取得した売上高の数字をもとに、関数が判定します。さらに、RPAが、判定結果用シートに結果を転記してくれます。

お客様一覧名簿には簡単な判定結果のみが転記され、結果詳細シートには判定結果と詳細な数値が転記されるため、会計担当者は、自身のお客様が事業再構築補助金を申請の可否を、一覧名簿や結果詳細シートで簡単に確認できます。

大量にあるお客様の情報を、RPAが1件1件自動で取得してくれるため、大幅な時短になり、該当のお客様へ迅速にご案内できるようになりました。

 

RPAは様々な場面で活躍できますので、ぜひご活用ください。

 

RPAノウハウは、Power Automate作成担当者がフロー作成中にエラーになり、
困ったことの解決策や小ワザを紹介していきます。皆様のお役に立てれば幸いです。

RPAに関するお問い合わせはこちら

 

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