【OneDrive】同期・ショートカットの追加とアイコンの状態

OneDriveでは、パソコンのエクスプローラーからファイルやフォルダーを利用するために、「同期」や「ショートカットの追加」を利用できます。

それぞれ似たような機能に見えますが、仕組みやファイル・フォルダーの扱い方には違いがあります。

この記事では、OneDriveの「同期」と「ショートカットの追加」の違いや、エクスプローラー上でファイル・フォルダーに表示されるアイコンの意味についてご紹介します。

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同期とは

OneDriveの「同期」とは、パソコンとOneDrive上のファイルを同じ状態に保つ機能です。パソコンでファイルを変更・追加・削除すると、その内容がOneDriveにも自動的に反映されます。

同期したファイルは、パソコンのエクスプローラーから操作できるため、パソコンに保存したファイルと同じような感覚で利用できます。

同期したフォルダーをパソコンから削除したい場合は、先に同期を停止してから削除してください。

インストールおよびセットアップ

OneDriveアプリをパソコンで利用するには、OneDriveにサインインしてセットアップします。
OneDriveがインストールされていない場合は、MicrosoftのWebサイトからOneDriveアプリをインストールしてください。

スタートメニューから「OneDrive」を検索して開きます。
メールアドレスを入力して「サインイン」をクリックし、画面の案内に沿ってセットアップします。

ショートカットの追加とは

OneDriveの「ショートカットの追加」は、SharePointやTeams上にある共有フォルダーを、自分のOneDrive内にショートカットとして追加できる機能です。

ショートカットを追加すると、自分のOneDriveから共有フォルダーへアクセスできるため、毎回SharePointやTeamsを開いてフォルダーを探す手間を減らせます。

「同期」とは異なり、ショートカットの追加では、エクスプローラーに組織のOneDriveが別に表示されることはありません。
追加した共有フォルダーは、自分のOneDrive内にショートカットとして表示されます。

また、ショートカットを自分のOneDriveから削除しても、元のTeamsやSharePointにあるフォルダーやファイルは削除されません。

ショートカットの名前は、自分のOneDrive上で変更できます。名前を変更しても、元のTeamsやSharePointにあるフォルダー名には影響しません。

「同期」と「ショートカットの追加」の違い

「同期」と「ショートカットの追加」はどちらもOneDriveから共有ファイルを扱えるようにする機能ですが、仕組みや使い方に違いがあります。

「同期」は、TeamsやSharePointのファイルをパソコンのエクスプローラーから利用したい場合に適しています。
一方、「ショートカットの追加」は、共有フォルダーを自分のOneDrive内から手軽にアクセスしたい場合に適しています。
用途に合わせて、それぞれの機能を使い分けましょう。

みどりデジタルサポートでは「同期」「ショートカットの追加」どちらも利用した結果、ファイルを開いたりや同期中から切り替わったりする速度にあまり大差ないので、誤って削除しても問題ないように「ショートカットの追加」を利用するようになりました。

状態（アイコン）

OneDriveのファイルやフォルダーには、保存状態に応じてさまざまなアイコンが表示されます。

アイコンを確認することで、ファイルがパソコンに保存されているか、同期中か、エラーが発生しているかなどの状態を確認できます。

青い雲	オンライン ファイルはOneDrive上に保存され、パソコンには保存されていません。 PCの容量を使用しません。
矢印	同期中 ファイルやフォルダーをOneDriveとパソコンの間で同期しています。
緑のチェック	このデバイスで利用可能 ファイルがパソコンにも保存されており、インターネットに接続していなくても利用できます。
白のチェック	常にこのデバイスに保持 ファイルをパソコンに常に保存しておく設定です。 OneDrive上のファイルと同期しながら、PC上にも保持されます。
人のマーク	共有中 ファイルやフォルダーが他のユーザーと共有されていることを表します。
赤いバツ	同期エラー ファイルやフォルダーの同期に問題が発生しています。エラーの内容を確認して対処する必要があります。 ショートカット（.lnk）は同期対象外のため、赤いバツのマークになることがあります。 正常に使えている場合、そのまま放置で問題ありません。

OneDriveの設定・管理

画面下部に表示されるOneDriveのマークにある歯車マークから設定等を確認することができます。

同期とバックアップ

OneDriveの「同期とバックアップ」では、パソコン上のフォルダーをOneDriveにバックアップする設定などを確認・変更できます。

デスクトップやドキュメント、画像などのフォルダーをOneDriveにバックアップすることで、パソコンの故障や買い替えなどの際にも、ファイルをOneDriveから確認できます。

同期の停止／フォルダの選択

OneDriveで同期しているTeamsやSharePointのフォルダーは、OneDriveの設定から同期を停止できます。

同期を停止すると、パソコンとOneDriveの間でファイルが自動的に同期されなくなります。

OneDriveでは、パソコンと同期するフォルダーを選択できます。

すべてのファイルをパソコンに表示する必要がない場合は、必要なフォルダーだけを選択することで、パソコン上で使用する容量を抑えられます。

「フォルダーの選択」は、OneDriveに保存されているフォルダーのうち、PCのエクスプローラーに表示・同期するフォルダーを選択できる機能です。必要なフォルダーを選択することで、PCの容量を節約しながら、必要なファイルを利用することができます。

フォルダー数が多い場合、こちらから整理すると便利です。

「このフォルダーを同期できません」と表示される場合

「フォルダーの同期」などの設定を確認しても、「申し訳ございません。このフォルダーを同期できません」と表示され、同期できない場合があります。

その場合は、OneDriveとPCのリンクを一度解除し、再度サインインすることで改善する可能性があります。

この方法を行うと、これまでPCと同期していたフォルダーについて、再度同期の設定が必要になる場合があります。
作業前に、必要なファイルがOneDrive上に保存されていることを確認しておきましょう。もし再度同期の設定が必要になることをふまえて、これまで同期していたフォルダが分かるようにしてください。

STEP

OneDriveの設定を開く

OneDriveのアイコンをクリックし、歯車アイコンから「設定」を開きます。

STEP

「このPCのリンクを解除」を選択する

「アカウント」タブを開き、「このPCのリンクを解除」をクリックします。確認画面が表示されたら、「アカウントのリンク解除」を選択します。

STEP

OneDriveに再度サインインする

リンクを解除すると、OneDriveのセットアップ画面が表示されます。使用しているMicrosoft 365アカウントで再度サインインし、OneDriveの設定を行います。

再度サインインした後、必要なフォルダーを選択して同期します。

OneDriveを便利に活用しよう

OneDriveの「同期」と「ショートカットの追加」は、どちらもパソコンからファイルやフォルダーを利用するための便利な機能です。それぞれの違いやアイコンの状態を理解して、用途に合わせて使い分けることで、OneDriveをより便利に活用できます。

ファイルやフォルダーを操作する際は、アイコンの状態も確認しながら、自分に合った方法でOneDriveを利用してみてください。

ご質問やご相談などがございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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