SharePointは、クラウド上にデータを保管する場所として非常に便利です。しかし、メールで受け取ったファイルをダウンロードし、指定の場所に保存する作業は、1、2回であれば問題ないものの、これが毎日続くと非常に手間がかかります。
そこで、Share Pointの機能を使ってこちらが指定したフォルダに直接入れてもらえるようにしたいと思います。
外部のユーザーにアクセス付与
社外のユーザーが指定のフォルダの中へファイルを入れたり、編集したりする為には、アクセス許可を付与する必要があります。
アクセス許可の付与
まず、SharePoint内で外部ユーザーと共有したいフォルダまで移動してください。
次に、そのフォルダの3点リーダーをクリックし、表示されたメニューから「アクセス許可の管理」を選択して開いてください。
アクセス許可の管理メニューにある「共有」ボタンをクリックします。
リンクの送信画面に移動したら、共有したい相手のメールアドレスを入力してください。すると、候補が表示されますのでクリックしてください。
候補をクリックすると、招待するメールアドレスが上に一覧表示されます。その後、「送信」ボタンを押してください。
送信が完了すると、「リンクを送信しました」というメッセージが表示されます。
招待された側の操作
ここからは招待された側の操作をご説明します。
招待したメールアドレス宛に、Microsoftから「○○さんがあなたとフォルダーを共有しました」という件名のメールが届きます。そのメールの中に「開く」ボタンがありますので、クリックして開いてください。
開くと検証コードを要求の画面が表示されます。
「コードを送信」をクリックすると、メールアドレス宛に検証コードが届きます。
届いたコードをページに入力すると、招待されたフォルダーのみ閲覧や編集ができるようになります。
招待されたフォルダ
招待されたフォルダーにアクセスすると、他のフォルダーは一切表示されていないことが確認できます。
招待する場所を正確に設定すれば、外部のユーザーでもSharePointにアクセスできるため、ファイルのやり取りが非常に簡単になります。
組織の設定によっては、外部ユーザーにアクセスを付与できない場合があります。その際は、組織のMicrosoft管理者にご相談ください。
まとめ
今回は、SharePointを使って外部ユーザーとファイルをやり取りする方法をご紹介しました。この方法を利用することで、メールで送られた添付ファイルをダウンロードしてからSharePointに保存するという手間を大幅に簡略化できますので、ぜひお試しください。
また、他にもSharePointやTeamsの使い方についてもご紹介しておりますので、ぜひご一読ください。
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