【PowerAutomate活用事例】Formsの結果を自動グラフ化

今回は、Microsoft Formsで作成したフォームアンケートの結果をPower AutomateとPower BIを使用して、自動更新グラフを作成する方法をご紹介いたします。

Teams メンションができない場合の6つの対処法のアンケート欄で作成したものをもとに作成手順をご紹介していきます。

フォームを作成

まずは、Microsoft Formsを使用して、フォームアンケートを作成します。

MicrosoftForms

 

Excelの準備

フォームの結果を入力するためのExcelを準備します。

今回は、日時・問1・問2をExcelに入力したいので、下記のようにテーブル形式にして準備しておきます。

Excel

 

フォーム結果をExcelへ入力

次にPower Automateを使用してフォームの結果をExcelへ入力するフローを作成していきます。

自動化したフロー作成

「Power Automate」を開いて、下記の順にクリックします。

  1. マイフロー
  2. 新しいフロー
  3. 自動化したクラウド フロー

PowerAutomate

 

フロー名入力・トリガー選択

フロー名を任意で入力し、トリガー(フローが稼働するきっかけとなる動作)を選択します。

今回は「Microsoft Forms 新しい応答が送信されるとき」になります。

入力・選択が完了したら「作成」をクリックします。

PowerAutomate

「新しい応答が送信されるとき」を設定

「フォーム ID」に該当のフォームアンケートを選択します。

PowerAutomate

「応答の詳細を取得する」を設定

フォームの結果を取得するアクションを追加するため、「新しいステップ」をクリックします。

PowerAutomate

 

検索欄に「forms」と入力して「Microsoft Forms 応答の詳細を取得する」を選択します。

PowerAutomate

 

「応答の詳細を取得する」は以下の2つを選択します。

  • フォーム ID
    上記の「新しい応答が送信されるとき」で選択したフォームアンケートと同様のものを選択します。
  • 応答 ID
    「動的なコンテンツ」から「応答 ID」を選択します。

PowerAutomate

 

「表に行を追加」を設定

フォームの結果をExcelへ入力するアクションを追加するため「新しいステップ」をクリックし、検索欄に「Excel」と入力します。表示されるアクションの中から「表に行を追加」を選択し、設定していきます。

PowerAutomate

「表に行を追加」は以下の4つを入力・選択します。

  • 場所
    Excelを作成したSharePoint(Teams)のサイト場所を選択します。
  • ドキュメント ライブラリ
    主にドキュメントを選択しますが、該当のものを選択します。
  • ファイル
    ファイルを右にあるフォルダーアイコンから選択します。
  • テーブル
    作成したテーブルを選択します。

ここまでは基本的に全て入力・選択します。

テーブルを選択した後にテーブルにある列名が表示されますので、「動的なコンテンツ」よりどの列にどのフォーム結果を入力するのかを決めて選択します。

PowerAutomate

ここまで出来たら、「保存」をクリックします。

Excelが空の状態だとPowerBIで作成する際に何も表示されないので、PowerBIでグラフ作成する前に3回ほどテストし、Excelに結果が入力されるか試してください。

 

グラフを作成

PowerAutomateでフォームの結果をExcelに追加していくよう設定ができたので、そのExcelをもとにPower BIで結果のグラフを作成していきます。

Excelのパスをコピー

はじめに、フォームの結果を入力するExcelのパスを以下の手順でクリックして、コピーします。

  1. ファイル
  2. 情報
  3. パスのコピー

Excel

Power BI Desktopでデータの読み込み

Power BI Desktopを起動して、フォームの結果を入力するExcelのデータを読みこみします。

「ホーム」タブにある「データを取得」から今回は「Web」を選択します。

PowerBI

 

コピーしたExcelのパスをURL欄に貼りつけ、「OK」をクリックします。

貼り付けたとき、「?web=1」は削除し、最後が「xlsx」になるようにしてください。

PowerBI

 

ナビゲーターのウィンドウが表示されたら、該当のテーブルを選択し、読み込みを行います。

PowerBI

 

グラフを選択

適切なグラフを選択し、「視覚化」から選択します。今回は「円グラフ」を選択します。

PowerBI

 

「フィールド」にある「結果」を「凡例」「値」にドラッグアンドドロップして入力します。また円グラフの枠を大きくします。

PowerBI

 

合計回答件数を表示

合計回答件数を表示するため、「視覚化」から「カード」を選択します。円グラフの上に配置し、上部のタブにある「書式」から「前面へ移動」をクリックするとグラフの右上に表示することが出来ます。

PowerBI

 

「フィールド」に「結果」を入力すると、「カード」に値が表示されます。

PowerBI

 

「フィールド」には現在「最初の結果」となっていますので、▼をクリックして「カウント」に変更します。こちらで合計回答件数を表示できるようになりました。

PowerBI

好みで、左上にあるタイトル等を変更し、上部にある「発行」をクリックして保存します。

スケジュール更新の設定

Power BIをブラウザーで開き、スケジュール更新の設定を行います。

①「ワークスペース」から作成したPower BIグラフの②「更新のスケジュール設定」をクリックします。

PowerBI

 

「スケジュールされている更新」で、更新の頻度・タイムゾーン・時刻を変更または追加してください。

PowerBI

 

「データセットの更新」を設定

Power AutomateでもPower BIを更新できるアクションがありますので、こちらも設定しておきます。

「新しいステップ」から「PowerBI」と入力すると、「データセットの更新」というアクションがありますので、選択します。

ワークスペース・データセットに該当のものを選択して、「保存」します。

これで全ての設定が完了しましたので、運用していきます!

PowerBI

 

フォームのアンケート結果をPower BIでグラフ化することで、リアルタイムで結果を表示することが出来ます。ぜひお試しください。

 

その他の参考本

できるPower Automate Desktop ノーコードで実現するはじめてのRPA (できるシリーズ できるシリーズ) [ あーちゃん ] Power Automate for Desktop RPA開発 超入門 [ 掌田津耶乃 ] Power AutomateではじめるノーコードiPaaS開発入門 [ 掌田津耶乃 ]
できるPower BI データ集計・分析・可視化ノウハウが身に付く本 [ 奥田理恵 ] 基本操作からレポート作成までわかる! Microsoft Power BIの教科書 [ 片平毅一郎 ] Microsoft Power BI入門 BI使いになる!Excel脳からの脱却 [ 清水 優吾 ]

 

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