Teams会議で画面共有する方法やその他便利機能をご紹介!

Teamsを使用して、Web会議をする際に使用できる基本的な機能や便利に使える機能を全16選をご紹介いたします。

また、開催方法や人数により使える機能が制限される場合もありますので、ご確認ください。

TeamsのWeb会議開催方法はこちらをご覧ください。
⇒⇒Teams 会議を即開催・スケジュール設定方法を6選ご紹介 (d-spport.jp)

チャットで開催する会議

チャットで会議をする場合、1対1で行う会議と3人以上で行うグループチャットでの会議があります。

まずは1対1チャットで基本情報をご紹介します。

チャット会議機能

参加者

今、開催している会議に参加しているユーザーを確認することができます。

またここから会議に参加してほしいユーザーを招待することも可能です。

参加者

チャット

過去にやり取りしたチャットを確認したり、新しくメッセージを送ったりすることができます。

例えば、会議をしながらファイルを共有する、Webのリンク、スクリーンショットした画像を送るといったことが可能です。

チャット

その他

その他にある機能を1つずつご紹介していきます。

その他

〈デバイスの設定〉
オーディオやビデオの設定を確認・変更することができます。

 

〈通話の状態〉
現在のネットワークや音声、ビデオの状態を確認することができます。

 

〈ギャラリーを上部に表示〉
画面右側に表示されているユーザーを画面上部に表示することが出来ます。

ギャラリーを上部に表示

 

〈全画面表示〉
全画面表示することで画面共有されているコンテンツを大きく表示することが出来ます。

 

〈ダイヤル パッド〉
電話番号を呼び出す一般的な電話のように使用できます。

※ダイヤルパッドを使用するには、通話プランのライセンスが必要になります。
詳しい内容は、こちらをご覧ください。⇒⇒ダイヤル パッドを使用して電話をかける (microsoft.com)

 

〈保留〉
会議を一時中断することが出来ます。

 

〈転送〉
下記画像のようにAさんとBさんが会議をしていて、AさんがCさんに転送すると、同じ会議の続きとしてBさんとCさんが会議をすることができます。

転送

 

〈相談して転送〉
転送する際にチャットか通話で相談をした後、転送することが出来ます。

 

〈背景効果を適用する〉
自分のカメラの背景をぼかしたり画像を変更したりすることができます。

 

〈ライブ キャプションをオンにする〉

字幕を下部に表示することができます。

 

〈通知をミュート〉
会議中、通知をミュートにすることができます。

 

〈ビデオの着信をオフにする〉
会議中、ビデオの着信をオフにすることができます。

カメラ

カメラのオン・オフ切り替えができます。

マイク

マイクのオン・オフ切り替えができます。

共有

自分の画面やファイルを共有することができます。

共有

〈コンピュータサウンドを含む〉
動画を共有する際に「コンピュータサウンドを含む」にチェックをすることで、動画の音声も共有することができます。チェックをつけないと動画の音声を共有できないため、必ずチェックをつけてから共有するようにしましょう。

 

〈発表者モード〉
画面を共有するとともに自分のカメラもつけて共有することができます。

 

〈画面で共有〉
自分の画面を共有することができます。
WebブラウザーやExcelファイルなど共有したいウィンドウが変わっても会議内のユーザーは全て見ることができます。

 

〈特定のウィンドウで共有〉
Excelファイルなどといった共有するウィンドウを選択して共有することができます。

 

〈カメラからのコンテンツ〉
自分のカメラを使用して近くにあるホワイトボードや資料を共有することができます。

カメラからのコンテンツ

退出

会議から退出することができます。

ポップアウト

自分以外のユーザーが画面共有している場合、会議画面とは別に画面共有されているコンテンツのウィンドウが表示されます。

ポップアウトすることで画面共有されているコンテンツが全画面表示で見やすく、別ユーザーへのチャットもスムーズにすることが出来ます。

ポップアウト

制御を要求

自分以外のユーザーが画面共有している場合、使用することが出来ます。制御を要求することで、画面共有しているユーザーの画面を操作することが出来るため、例えば、「右にあるそのボタンを押してください」など操作指示をする際に役立ちます。

〈A⇒画面共有/B⇒制御を要求〉
画面共有しているAに対し、Bが「制御を要求」します。

制御を要求

〈制御を要求されたAの画面上に表示されるウィンドウ〉
制御を要求されたAの画面に表示されるウィンドウの「許可」をクリックします。

コントロールを要求

〈会議内に画面共有されている会議ウィンドウ〉
ABの制御の要求を許可したことで、ABのマウスが表示されました。

終了する際は「制御を停止」をクリックします。

制御を要求

グループチャットで開催する会議

1対1ではなく3人以上のグループチャットで会議を開催する場合、上記でご紹介した機能の他に使用できる機能があります。

リアクション

会議中に手を挙げたりリアクションで反応することが出来ます。

リアクション

レコーディングを開始

画面上部の「その他」にある「レコーディングを開始」をクリックすると会議を録画することが出来ます。

レコーディングした会議は、ファイルに「Recordings」というフォルダが作成され、mp4ファイルとして格納されていきます。

トランスクリプションの開始

会議内の発言を自動で議事録を作成することが出来る機能です。

トランスクリプションに関しての詳しい内容はこちら⇒⇒業務効率化RPA 開発備忘録 (d-spport.jp)

退出

主催者は「退出」ではなく「会議を終了」をクリックすると会議自体を終了することが出来ます。

退出

チャネルで開催する会議

チャネルで会議を開催する場合のチャットにはない機能をご紹介いたします。

会議のオプション

画面上部の「その他」にある「会議のオプション」では、会議に参加しているユーザーのマイクやカメラの制御等をすることが出来ます。

会議のオプション

会議のメモ

画面上部の「その他」にある「会議のメモ」では、「会議のメモ」というタブを作成し、議事録を作成することが出来ます。

会議のメモ

会議情報

画面上部の「その他」にある「会議情報」では、会議URLをコピーすることができ、招待したい参加者に送って参加してもらうことが可能です。

会議情報

日々アップデートされる数多くの機能を使いこなし、Web会議をスムーズに行いましょう。

 

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