【Gmail】メールの整理・管理術

メールが増えてくると、「必要なメールが見つからない」「受信トレイがいっぱいになってしまう」といったことがあるかと思います。
Gmailには、メールを整理して必要な情報を見つけやすくするための便利な機能が用意されています。

今回は、Gmailのメールをすっきり整理するために、ラベルやカテゴリ、スターなどの便利な機能をご紹介します。

---

AI・Microsoft 365 活用を業務改善につなげたい企業向けに、研修・導入支援・活用サポートを行っています。
「どんなことを依頼できる？」「実際の活用事例は？」という方は、ぜひ無料資料をご覧ください。

ラベル

メールを種類や用途ごとに分類して管理できる機能で、必要なメールをすぐに見つけやすくなります。

ラベルの作成

ラベルにカーソルを当て、「…」から各種設定をすることができます。

ラベルリスト

ラベルの一覧に表示するか、非表示にするかを設定できます。
「表示しない」にすると、「もっと見る」の中に移動します。

メールリスト

受信トレイなどのメール一覧で、ラベルを表示するかどうかを設定できます。

編集・削除

ラベル名を変更する場合は「編集」から設定できます。不要になったラベルは「削除」することもできます。
※ラベルを削除しても、ラベルを付けていたメール自体は削除されません。

ラベルの付け方

フィルターを変更したい場合

ラベルの管理の「フィルタとブロック中のアドレス」で編集することが可能です。

連絡先のグループ化

グループ化した連絡先を、メール作成時に宛先・CC・BCCへまとめて追加できる機能です。

スターの設定・種類 ／ スター付きメールを先頭に表示

スターを付けることで、重要なメールや後から確認したいメールを目印として管理できます。
Gmailではスターの種類を追加したり、スター付きメールを受信トレイの先頭に表示したりすることもできます。

また、スターはクリックするたびに色や種類を切り替えることができます。

スターの種類を設定する方法

スター付きメールを先頭に表示する方法

カテゴリ／システムラベル

カテゴリ

デフォルトでいくつかのカテゴリが設定されていますが、必要に応じて表示するカテゴリをカスタマイズすることができます。

システムラベル

受信トレイや送信済み、下書きなど、メールを管理するための「システムラベル」は、表示・非表示を設定することで、よく使う項目を見つけやすく整理できます。

配信登録の管理

登録しているメルマガやニュースレターなどの配信を一覧で確認し、不要になった配信を解除することができます。

まとめ

今回は、Gmailのメールをすっきり整理するための便利な機能をご紹介しました。

メールが増えてきたときこそ、Gmailの整理機能を活用して、自分に合ったメール環境を作ってみましょう。